フリーアドレス化を行うにあたって気を付けること

１．フリーアドレスとは 

フリーアドレスとは、従業員が従来の固定された自分の座席を持たずに
席を自由に選択できるオフィススタイルのことです。

1987年に世界で初めて清水建設技術研究所が提唱したフリーアドレス(清水建設ホームページより)は、
実は日本生まれのビジネス環境のスタイルになります。

２．フリーアドレス化が進んでいる理由 

2020年からの新型コロナウイルスの感染拡大以降、働き方は大きく変わってきています。
当時、政府からの要請や社員の安全確保の為に出社制限や時差通勤が行われる様になり、
在宅勤務やテレワークを進めざるを得なくなりました。

ビジネスの環境を再構築するために、ノートパソコンやWeb会議システム、
ペーパーレス化といったICTシステムを急遽、導入された企業の支援も多くささえて頂きました。

そんな中で出社率を下げることが当たり前になった企業や、
そもそもリモートワークが基本となった企業も、スタートアップ企業やIT企業を中心に広まりました。
そこで、業務効率化を図る機運となりDX化の推進やオフィスの縮小等の固定費削減に繋がることが証明され、
フリーアドレス化への追い風となっています。

３．フリーアドレス化のメリット 

フリーアドレス化を行うことで、どんなメリットがあるかを紹介させて頂きます。

省スペース化

座席が固定されていると導線を広く取る必要があったり、
書類もいつの間にか溜まってきたりするといったことがありますよね。

フリーアドレス化を行うには基本的にペーパーレス化を進めることが前提となりますので、
紙を減らすことになり、個々の資料やキャビネットの資料も減らすことに繋がります。
それによってデスクだけでなくキャビネット等も減らすことになりますので、省スペース化が実現できます。

DXの推進

DX化を検討されている企業様は非常に多いですが、緊急性が無い場合や何か理由がないとなかなか進まない傾向があります。
フリーアドレス化を行う際はモノを減らすことや、業務等の様々な取り組みを見直す必要があり、そこがDX化への推進に繋げる機運となります。

オフィス環境の美化

いらないものが置けなくなるので、社内の無駄なものが減りオフィスの美化に繋がります。

コミュニケーションの活性化

固定席と違い、物も減ることで見晴らしもよく、
他の人と会話する機会が増えますので社内コミュニケーションの活性化に繋がります。

コスト削減

ペーパーレス化によって資料の印刷や保管場所が減ることで、コストの削減に繋がります。

４．フリーアドレス化のデメリット 

フリーアドレス化を行うにあたってのデメリットも紹介させて頂きます。

集中力を保ちにくい

執務エリアがコミュニケーションエリアとなることで、人によっては業務に集中しづらいといった弊害もあります。
また、人によってはコミュニケーションが増えることを嫌う場合もあり、業務に支障をきたすことも。

業種・職種により向き不向きがある

業務や職種によってはフリーアドレスに向かない場合もあります。
特に業務や多くの資料を用いる必要がある場合は、フリーアドレス化は困難と言えます。

５．フリーアドレス化を行うにあたって気を付けること 

導入する目的を明確にし、周知してからスタートする

とりあえずやってみようといった取り組みでは得られるものがなく、失敗に終わるのがフリーアドレス化です。

企業としてフリーアドレス化を行うことによって得られるメリット、
あるべき姿、その為に周知等の行わなければならないことをしっかりと検討し、
社内で同意を得た上でスタートすることが成功への道となります。

ルールを作る

フリーアドレスを導入することで、働き方（オフィス環境）に大きな変化が生まれます。
メリットもありますが、デメリットもあります。従業員が混乱しないようにルールをしっかり決めましょう。
業務が円滑に進むように、企業にあったルールを定めていきましょう。
また、感染症対策としてアルコール等でのテーブルの清掃を行うといった部分まで、細やかに決めておくことが大切です。

必要な設備や環境を整備する

先ずは、持ち運びが可能なデバイスや無線LAN等のITインフラに加えて、
執務用具を収めるロッカー等の収納の準備が必要となります。

また、紙等の現物で保管しなくて良い為のシステム・サービスを導入して、
ソフト面も整備していく必要があります。
例えば文書管理システムや電子契約サービスといったものから、
名刺管理やワークフロー等を整えるだけでも業務の無駄、ムラが無くなります。

６．フリーアドレス化へオススメのサービス

フリーアドレス座席予約システム

『「非密」を想定したコロナ感染防止職場』をコンセプトに、
社員が隣席に接近せずソーシャル・ディスタンスを保てるよう
座席の過密状況を見える化した予約システムです。

QuickSolution

多岐にわたるシステム間の情報を検索、超高速・高精度にデータ、ファイルの検索が行えます。
日本語や「あいまい検索」に強い点も評価されています。

楽々DocumentPlus

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出張先や在宅勤務中…場所・端末を選ばず利用でき、働き方改革を強力にサポート。
文書や図面などを安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進します。

FullWEB

エクセルなどのファイルを一元管理するブラウザシステム
属性をきちんと持たすことにより、これまで文書検索などで費やしていた時間が削減できる文書管理システムです。